Van traditioneel naar modern, de evolutie van de werkplek
De werkplek ondergaat voortdurend transformaties. Om relevant te blijven voor hun klanten en werknemers, moeten organisaties deze veranderingen actief omarmen. Hoe faciliteer je als organisatie de moderne werkplek? En hoe is deze zo ontstaan?
De evolutie van de werkplek gaat gelijk op met die van productiviteit, vaak uitgedrukt in het binnenlands bruto product (BBP). Technologische vooruitgang is altijd een drijvende kracht geweest achter de toenemende productiviteit, van de industriële revolutie tot de elektrificatie tot de komst van het internet en nu AI. Halverwege de 20e eeuw ontstond er een werkconcept dat tot 2020 zou domineren.
De traditionele werkplek
Tot de industriële revolutie vond werk voorheen vooral thuis plaats in een werkplaats. Daarna verschoof dit naar een centraal punt met vaste werkuren. Zo ontstond de traditionele werkplek die gekenmerkt wordt door:
- Fysieke werkplek: Werknemers werken op een vaste locatie, zoals een kantoor, fabriek, winkel of andere fysieke werkomgeving;
- Vaste werkuren: Werknemers volgen een vastgesteld rooster, typisch van 9 tot 5, waarbij de meeste werknemers tegelijkertijd beginnen en eindigen;
- Persoonlijke interactie: De traditionele werkplek bevordert face-to-face communicatie en samenwerking tussen collega’s;
- Gescheiden werk- en privéleven: Het pendelen tussen woning en werkplek creëert een heldere grens tussen werk- en privéleven;
- Fysieke aanwezigheid: Aanwezigheid op de werkplek wordt vaak gezien als indicatie voor productiviteit. Van werknemers wordt verwacht om fysiek aanwezig te zijn om hun werk te verrichten.
De introductie van de Personal Computer (PC) voorzag werknemers van aanzienlijke rekenkracht en gegevensverwerking op hun eigen bureau, wat een boost gaf aan hun productiviteit. De PC werd later bij veel grotere organisaties vervangen door de Thin Client waarmee werknemers op een virtuele desktop via een Citrix-omgeving inlogden. Tezamen met de komst van ADSL werd daarmee thuiswerken mogelijk, wat in de praktijk nog maar weinig gebeurde. Totdat werken op kantoor opeens onmogelijk werd
Versnelde digitale transformatie
Een aantal organisaties was al enige jaren bezig met hun digitale transformatie, waarbij digitale technologie in alle aspecten van hun bedrijfsvoering wordt geïntegreerd. Hoewel de exacte vorm van digitale transformatie sterk per sector en bedrijf varieert, ligt de essentie in het benutten van digitale technologieën om bedrijfsprocessen te verbeteren, de klantbeleving te verhogen, nieuwe waarde te creëren en te concurreren in een steeds veranderende digitale economie. Daarmee verandert ook de rol van de IT-afdeling: van kostenpost naar business enabler.
De echte katalysator voor digitale transformatie kwam echter in 2020 met de COVID-19-pandemie. Deze mondiale crisis dwong bedrijven over de hele wereld om hun werkregelingen snel te herzien, wat leidde tot een massale verschuiving naar thuiswerken en digitaal samenwerken.
De moderne werkplek
Tijdens het hoogtepunt van de pandemie werkte volgens het RIVM (PDF) zo’n 44% van de beroepsbevolking thuis. Daarvoor werkte slechts 3% meestal vanuit huis. Na de coronapandemie bleef thuiswerken gangbaar en werd duidelijk dat de moderne werkplek een blijvertje is. Deze heeft de volgende kenmerken:
- Overal kunnen werken: Dankzij cloud kunnen werknemers overal werken, wat de behoefte aan een vaste werkplek vermindert;
- Flexibele werktijden: Werknemers hebben verantwoordelijkheid over de invulling van hun werk en krijgen meer controle over hun werktijden;
- Digitale interactie: Videobellen, chat en samenwerken in documenten maakt samenwerken op afstand goed mogelijk;
- Werk en privéleven overlappen: Altijd bereikbaar kunnen zijn voor de werkgever tezamen met flexibele werktijden vragen om heldere werkafspraken;
- Fysieke aanwezigheid niet meer vereist: Met alle hulpmiddelen voor communicatie en samenwerking op afstand kunnen werknemers hun taken vanaf elke locatie uitvoeren;
- Meerdere devices: De PC en Thin Client zijn vervangen met de laptop, tablet en smartphone
Veiligheid en productiviteit gaan hand in hand
De evolutie van de traditionele werkplek naar de moderne werkplek leidde ook tot een evolutie in IT-beveiliging. Het digitaliseren van bedrijfsprocessen vereist een betere bescherming van bedrijfsdata. Beveiligingsmaatregelen zoals data-encryptie, tweestapsverificatie en wachtwoordloos inloggen zijn geen overbodige luxe wanneer malware en ransomware het bedrijf volledig plat kunnen leggen. Bovendien vergroot het gebruik van devices met toegang tot bedrijfsdata de kans op datalekken, wat de noodzaak voor device management onderstreept. Het succesvol implementeren van alle beveiligingsmaatregelen zonder de productiviteit te ondermijnen, vraagt om oog voor de gebruiker.
Zonder adoptie van technologie leidt de inzet ervan niet tot een verhoging van de productiviteit. Daarom is de evolutie van de werkplek ook de evolutie van technologie-adoptie te noemen. Van voorlichtingscampagnes, training en key users, tot e-learning, eerste-, tweede- en derdelijns support en workshops: al deze elementen zijn essentieel om ervoor te zorgen dat werknemers optimaal met de technologie kunnen werken. Tijdens elk migratietraject gaan wij daarom in gesprek met key users en de IT-afdeling om knelpunten in kaart te brengen en helder te adresseren. Door de juiste inrichting en afstemming kunnen organisaties zo het volledige potentieel van hun Office 365 omgeving benutten.
De werkplek van de toekomst
De introductie van de Nederlandse Microsoft Copilot staat voor de deur. Copilot is een geavanceerde AI-tool die belooft werknemers te ondersteunen bij hun dagelijkse taken, de productiviteit te verhogen en samenwerking binnen teams te verbeteren met slimme aanbevelingen en automatisering van routinetaken. Vanuit de markt is er veel interesse en zijn er veel praktische vragen over Copilot, die we graag adresseren in een workshop op maat. Daarin is er aandacht voor mogelijke
gevaren, toepassingen en voorwaarden om Copilot efficiënt in te kunnen zetten.
Meer weten over de moderne werkplek, of benieuwd naar Copilot? Neem contact op met Giovannie Ramjiawan. Hij hoort graag welke hoofdzorgen jullie momenteel ervaren en vertelt graag hoe we die efficiënt kunnen adresseren.
Meer weten over onze modern workplace?
Stuur Giovannie een e-mail.
Giovannie Ramjiawan – Workplace Engineer
giovannie.ramjiawan@digitalsurvivalcompany.com
