24/7 device management: overal en altijd kunnen werken vanaf elk device
Het centraal beheren van devices is een logische stap in het waarborgen van veiligheid, maar roept ook allerlei vragen op over productiviteit en gebruiksgemak. In dit artikel bekijken we vanuit de praktijk van onze 24/7 device management de belangrijkste vraagstukken.
Al vanaf één werkplek is device management interessant omdat het unieke inzichten biedt over het gebruik van applicaties en functionaliteiten. Daarnaast verhoogt het ook de veiligheid. In de praktijk wordt device management echter vaak pas vanaf 150 werkplekken overwogen om de kosten per werkplek beheersbaar te houden. Efficiënt device management vereist een goede balans tussen gebruiksgemak en veiligheid. Dat begint bij de keuze in devices.
Geef keuzevrijheid in devices
Device management omvat laptops, smartphones en tablets. Op de markt zijn hoofdzakelijk twee smaken beschikbaar: iOS van Apple en Android van Google. Bij Android kiezen bedrijven vaak voor Samsung, dat met Samsung Knox een uitgebreide zakelijke oplossing biedt. Wij adviseren om werknemers zelf hun device te laten kiezen. Dat kan op basis van een aantal voorgeselecteerde devices, of op basis van specifieke eisen. Zo heeft iemand die veel reist waarschijnlijk de voorkeur voor een kleinere laptop, terwijl een kantoormedewerker wellicht kiest voor een groter scherm. De beschikking hebben over de juiste hardware voor hun werkzaamheden zien we als een cruciale factor voor productiviteit.
De grote vraag is of je kiest voor bedrijfseigendom (company owned) of persoonlijk eigendom (privately owned). Bij company owned krijgt de medewerker het gebruiksrecht, terwijl het bedrijf eigenaar blijft. Bij privately owned is de gebruiker zelf de eigenaar en worden afspraken gemaakt over het zakelijk gebruik. Dit wordt ook wel Bring Your Own Device (BYOD) genoemd. In beide scenario’s is privacy een belangrijk aandachtspunt.
Bewaak de privacy van je medewerkers
Het is cruciaal om het idee dat een werkgever alles kan zien wat er op het device gebeurt, tijdig te adresseren. Werknemers kunnen bijvoorbeeld denken dat hun bezoek aan de supermarkt of dokter tijdens werktijd wordt geregistreerd. Of dat het bedrijf inzicht heeft in alle bezochte sites. Dat vraagt om heldere communicatie over de gebruiksregels en wat er wel en niet gemonitord wordt. Zo kan de werkgever bij een company owned device weliswaar de locatie opvragen, maar krijgt de gebruiker daar altijd een melding over. Het blokkeren van bepaalde websites is mogelijk op company owned apparaten, maar een log van bezochte websites wordt niet bijgehouden.
De kwestie rond het installeren van potentieel onveilige apps zoals WhatsApp ligt anders bij privately owned. Je kunt een medewerker niet verbieden bepaalde apps te installeren op het eigen device. Daar maak je gebruik van een container: een afgesloten gedeelte op het device waarin alleen goedgekeurde applicaties draaien en waar extra beveiligingsmaatregelen gelden. De zakelijke data blijft in die container en kan alleen worden gedeeld in de zakelijke applicaties, niet daarbuiten. Controle over deze container draagt ook bij aan het voorkomen van beveiligingsincidenten.
Door beveiligingsmaatregelen zoveel mogelijk in de werkplek integraal te verwerken, worden security en productiviteit gewaarborgd. Dat begint bij het inloggen op het systeem.
De balans zoeken tussen veiligheid en gebruiksgemak
Voor effectief device management is het essentieel om bedrijfsdata op afstand te kunnen verwijderen bij verlies of diefstal. Een company owned device kun je op afstand resetten naar de fabrieksinstellingen. Daarmee wordt alle data verwijderd. Bij een privately owned device beperkt deze controle zich tot de container. Als een gebruiker toch in staat is om bijvoorbeeld het nieuwe sales deck te delen via een privé-app zoals WhatsApp of Dropbox, dan vormt dat een groot beveiligingsrisico.
Bij het nastreven van veiligheid bestaat de neiging om systemen zo veel mogelijk te beperken en updates af te dwingen. Op een company owned device kun je met policies haarfijn instellen wat wel en niet mogelijk is, zoals bijvoorbeeld het installeren van applicaties van derden (APK-installaties) of jailbreaking. Dat kan vervelend voor gebruikers zijn die bijvoorbeeld een sterke voorkeur hebben voor Google Chrome boven Microsoft Edge, of Google Search boven Bing. Het is daarom belangrijk om een evenwicht te vinden tussen veiligheid en gebruiksgemak. Een nieuw aandachtspunt in deze balans is het gebruik van AI, zoals ChatGPT.
De kansen en risico's van AI
Sinds de introductie van ChatGPT in november 2022 wordt het zakelijk gebruik van AI steeds meer gemeengoed. Daar zit echter wel een potentieel risico in op datalekken: alle informatie die in ChatGPT wordt ingevoerd, kan worden gebruikt om het systeem verder te trainen. Dit was voor Samsung bijvoorbeeld de aanleiding om het gebruik van AI-tools door werknemers aan banden te leggen.
Daarom komt Microsoft binnenkort met de Nederlandstalige versie van Copilot, Microsofts eigen AI-toepassing op basis van ChatGPT die in elke Microsoft-applicatie wordt geïntegreerd. Data blijft binnen de eigen omgeving en wordt niet met Microsoft gedeeld. Je kunt ook specifieke bedrijfsdata integreren om een gepersonaliseerde kennisbank voor je organisatie te creëren. Dit platform, genaamd Microsoft Copilot Studio, stelt je in staat om een conversatie-AI op maat te ontwikkelen voor intern en extern gebruik. Dit kun je bijvoorbeeld inzetten voor het onboarden van nieuwe mensen of het verlichten van de werkdruk op de helpdesk.
Meer lezen over de moderne werkplek van maandag?
Device management bij Maandag®
Dus hoe ziet device management er precies uit in de praktijk? Uitzendbureau Maandag® schakelde Digital Survival Company in voor het device management van alle 800 interne werkplekken. De organisatie besloot radicaal voor een nieuwe start te kiezen en device management van A tot Z optimaal in laten te richten. Daardoor konden we alle nieuwe functionaliteiten toepassen, zoals pre-provisioned deployment voor het snel installeren van apps en volledig wachtwoordloos (passwordless) inloggen. Werknemers hebben de vrijheid om hun device kiezen, privately of company owned device, waarbij gebruiksgemak voorop staat, passend bij de open bedrijfscultuur van Maandag®. Momenteel zijn we in samenwerking met Microsoft aan het onderzoeken hoe Copilot voor Maandag® de productiviteit optimaal kan verbeteren.
Meer weten over het veilig inrichten van de moderne werkplek? Neem contact op met Ruben Lucas. Hij hoort graag welke hoofdzorgen jullie momenteel ervaren en vertelt graag hoe we die efficiënt kunnen adresseren.
Meer weten over onze modern workplace?
Stuur Ruben een e-mail.
Ruben Lucas – Senior Workplace Engineer
ruben.lucas@digitalsurvivalcompany.com
