Succesvol digitaal transformeren begint bij de werkplek
Sinds de coronapandemie staat digitale transformatie bij veel bedrijven hoog op de prioriteitenlijst. Digitaal werken en samenwerken via een moderne werkplek wordt de nieuwe norm. Maar hoe bereik je dat precies als organisatie?
De manier waarop we werken, verandert doorlopend. Zo werd bijvoorbeeld AI jarenlang geassocieerd met machine learning en het automatiseren van routinematige taken via Robotic Process Automation (RPA) – en nu is er Generative AI zoals ChatGPT. Microsoft introduceert binnenkort de Nederlandse versie van Copilot voor Microsoft 365, die gesprekken notuleert, taken opsomt en afspraken vastzet. Daarmee krijgt AI een vaste rol op de werkvloer.
Als een technologische innovatie het werk gemakkelijker maakt, dan is de toepassing in de praktijk ervan onvermijdelijk. Meebewegen met die continue stroom aan innovaties is cruciaal om relevant te blijven voor je klanten. Die verwachten standaard nu dat je een website hebt, e-mail en sociale mediaberichten beantwoordt, digitale bestellingen kunt verwerken en facturen online inzichtelijk toont. En straks dat je AI handig weet in te zetten voor bijvoorbeeld een snellere klantenservice.
Het digitaliseren van de werkprocessen heet digitale transformatie. Als containerbegrip kan digitale transformatie verwarrend zijn: het omvat IT, de organisatie en de manier van werken. Alle drie moeten in lijn worden gebracht om de vruchten te plukken van digitale transformatie. In dit artikel lees je precies hoe je digitale transformatie succesvol in de praktijk brengt.
ICT als business enabler
De sturende kracht achter digitale transformatie wordt gevormd door technologische innovaties, waarvan de uiteindelijke toepassing en impact vaak pas op lange termijn duidelijk worden. Neem bijvoorbeeld de eerste iPhone, die door Steve Jobs werd gepresenteerd als de ideale combinatie van een telefoon met een iPod. Het apparaat werd aanvankelijk niet gezien als de baanbrekende smartphone die via innovatieve apps uit de App Store toegang zou bieden tot internetinformatie en wereldwijde communicatie zou vereenvoudigen. Dat kwam pas later.
Hetzelfde gebeurde bij Facebook (bedoeld als online smoelenboek voor studenten), Airbnb (begon als website voor het verhuren van luchtbedden) en YouTube (videoplatform voor online cv’s). Uiteindelijk groeiden deze bedrijven uit tot disruptors in hun eigen industrieën dankzij hun vermogen tot innoveren. De crux die deze bedrijven goed begrijpen is dat ICT geen kostenpost is maar een essentieel onderdeel van de organisatie om producten en diensten te leveren. Loop je daarmee achter en je concurrenten niet? Dan verlies je op den duur relevantie.
Maak digitale transformatie een prioriteit
Digitale transformatie moet altijd de business ondersteunen. Zodat klanten sneller informatie kunnen opzoeken en geholpen worden, vertegenwoordigers efficiënter een offerte op maat kunnen maken en managers unieke inzichten krijgen voor het nemen van datagestuurde beslissingen. Voor het succesvol in de praktijk brengen van digitale transformatie, speelt leiderschap een cruciale rol. Zonder visie op het hoogste niveau krijgt digitale transformatie nooit de strategische aandacht die het nodig heeft.
Om je strategische ambities en doelstellingen vervolgens waar te kunnen maken, heb je natuurlijk ook mensen nodig. Op tactisch niveau gaat digitale transformatie over het kunnen aannemen en behouden van de juiste mensen en kennis in de organisatie. ICT is een vakgebied met schaarste, waardoor het inschakelen van externe specialisten een belangrijke overweging wordt.
Zorg voor draagvlak in de organisatie
Succesvolle digitale transformatie betreft niet alleen techniek en infrastructuur, het gaat ook om de adoptie en toepasbaarheid in de organisatie. Dat valt of staat met het draagvlak in de organisatie. Betrek daarom bij het ontwikkelen van bedrijfsprocessen ook de mensen van de business.
Op operationeel niveau betekent digitale transformatie het veranderen van bedrijfsprocessen om deze beter te maken. Daar moet je goed met de werknemers over in gesprek: hoe doe je dingen nu? Wat vinden we daarvan? Hoe kunnen we dat verbeteren? Wat verandert dan weer? Alleen wanneer je de mensen op de werkvloer meeneemt, kun je de organisatie veranderen.
De moderne werkplek
Digitale transformatie op de werkvloer kun je terugbrengen tot een device waarmee je toegang hebt tot data en applicaties, en de wijze waarop je samenwerkt. Oftewel: de moderne werkplek. Het maakt daarvoor niet uit of je nu verzekeringen aanbiedt of aardappelen verkoopt over de hele wereld. De keuze van het device – een pc met Windows of een iPhone of een Android-tablet – is daarin niet zo spannend. Belangrijker is wat je op het device doet: verhoogt het de productiviteit? Is de bedrijfsdata goed beveiligd? En faciliteert het een efficiënte samenwerking met collega’s, andere afdelingen of vestigingen en externe partners?
Door de moderne werkplek te faciliteren via de cloud, kun je veilig en effectief werken en samenwerken, ongeacht de locatie of het device. Microsoft Office 365 biedt hiervoor de essentiële tools en productiviteitsapps die de moderne werkplek helpen vormgeven. Maar ook hier geldt: focus niet op de techniek maar de business
DIGITAL365 voor digitale transformatie in de praktijk
Office 365 is een suite met bijzonder veel mogelijkheden. Voor de inrichting ervan vertrouwt Microsoft op partners zoals Digital Survival Company. We zagen dat organisaties vaak worstelden met het stroomlijnen van hun nieuwe werkprocessen in Office 365 en daardoor niet het maximale profijt eruit haalden. En dat staat een succesvolle digitale transformatie in de weg. Daarom ontwierpen we Digital365.
Met Digital365 vertalen we alle Microsoft tools en mogelijkheden naar de dagelijkse realiteit van gebruikers. Dit proces begint met het in kaart brengen van eventuele frictie en struikelblokken op de werkvloer. Elke organisatie is anders, dus ook de manier waarop digitale transformatie vorm krijgt verschilt.
De business moet altijd leidend zijn, niet de techniek. Anders loop je in de valkuil van de doorman fallacy: het elimineren van een schijnbaar overbodige functie, zoals die van een portier, leidt niet tot efficiëntieverbetering en kostenbesparing. De portier doet namelijk zoveel meer dan alleen de deur openen voor gasten, zoals beveiliging, receptie en klantenservice. De portier vervangen met een automatische deur resulteert dan juist in een verslechtering van de dienstverlening.
Meer lezen over de moderne werkplek bij BKR?
Productief en veilig digitaal transformeren
De reis naar digitale transformatie is voor elk bedrijf uniek. De uitdaging ligt in het afstemmen van technische mogelijkheden met de wensen van de business. Voor Stichting BKR bijvoorbeeld, de
organisatie die leningen en kredieten registreert, is beveiliging van persoonlijke gegevens van essentieel belang. BKR speelt een belangrijke rol in de stabiliteit van het financiële verkeer in Nederland – een optimale veiligheid mag de efficiëntie van de financiële markten dus ook niet verstoren. Wij hielpen BKR om deze pijlers te waarborgen en de moderne werkplek te realiseren zodat BKR ook in de toekomst haar rol optimaal kan blijven vervullen. Digitale transformatie begint uiteindelijk bij de werkplek.
Meer weten over digitale transformatie en de essentiële rol van de moderne werkplek? Neem contact op met Rusmir. Hij hoort graag welke hoofdzorgen jullie momenteel ervaren en vertelt graag hoe we die efficiënt kunnen adresseren.
Meer weten over onze modern workplace?
Stuur Rusmir een e-mail.
Rusmir Toric – Customer Operations Manager
rusmir.toric@digitalsurvivalcompany.com
